โครงสร้างการจัดการไฟล์แบบลำดับขั้นที่เข้มงวดไม่ใช่คำตอบสำหรับบริษัทที่กำลังเติบโตและทำงานร่วมกันที่จัดเก็บไฟล์เป็นหนึ่งในสิ่งที่เราหลายคนเรียนรู้โดยสัญชาตญาณและพัฒนาระบบในขณะที่เราไป พวกเราส่วนใหญ่ไม่เคยได้รับการฝึกฝนอย่างเป็นทางการ แต่ถ้าคุณเคย คุณอาจจะหาวและฝันกลางวันผ่านมัน หรือคุณคิดว่า “ฉันไม่เคยทำแบบนั้นเลย”เมื่อพูดถึงการนำระบบคลาวด์มาใช้
คุณต้องรักษาความปลอดภัยข้อมูลของบริษัท
แม้ว่ามันจะเป็นงานส่วนตัวมาก แต่ก็มีชุดความคิดที่คุณสามารถปรับใช้ในแนวทางของคุณ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลา ปวดหัว และแม้กระทั่งการละเมิดความปลอดภัยในระยะยาวRob Baesmanผู้อำนวยการอาวุโสฝ่ายการจัดการผลิตภัณฑ์ของ Dropbox อธิบาย Baesman ทำงานกับบริษัทที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์เป็นเวลาสามปี และก่อนที่จะมาดำรงตำแหน่งปัจจุบัน เขาใช้เวลาเกือบทศวรรษที่ VMware
ตลอดหลายปีที่ผ่านมา เขาเห็นผู้คนจากภูมิหลังทางวิชาชีพทุกประเภททำผิดพลาดแบบเดียวกันเมื่อพูดถึงพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ และไม่ได้ใช้บริการเหล่านี้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ส่วนหนึ่งเป็นเพราะความคิดที่มีอุปาทานเกี่ยวกับการทำงานของมัน
Baesman พูดคุยกับผู้ประกอบการเพื่อให้ภาพรวมเกี่ยวกับวิธีที่ความคิดที่เข้มงวดของผู้คนเกี่ยวกับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ขัดขวางความลื่นไหลที่อนุญาตและการทำงานร่วมกันที่สามารถส่งเสริมได้
ให้ไฟล์ของคุณบอกเล่าเรื่องราว
ถือว่าไฟล์ของคุณเป็นองค์ความรู้ที่มีชีวิต Baesman กล่าว วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการจัดระเบียบไม่ใช่ตามแผนก (เช่น HR) แต่จัดตามโครงการแทน พิจารณาให้มีโฟลเดอร์โครงการซึ่งเต็มไปด้วยโฟลเดอร์ย่อยสำหรับทุกโครงการ ทำให้โฟลเดอร์โครงการนั้นเป็นพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน
“ไฟล์ก็คือไฟล์ พวกมันคือกลุ่มของบิตในแผ่นดิสก์ที่ฝังข้อมูลที่เป็นประโยชน์” Baesman กล่าว “แต่มักจะมีเรื่องราวหรือโครงการอยู่เบื้องหลังคอลเลกชันของไฟล์เหล่านั้น”
ที่เกี่ยวข้อง: 7 นิสัยของพนักงานที่แฮ็กได้สูง
หากโครงการเกี่ยวข้องกับไฟล์ Adobe Illustrator, Word และ Powerpoint ไฟล์ทั้งหมดควรอยู่ในที่เดียวกันเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายในขณะที่ทำงานเสร็จหรือหลังจากทำงานเสร็จ
นอกจากโครงสร้างแล้ว ให้ใช้ประโยชน์จากฟังก์ชันภายใน
แพลตฟอร์มที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่คุณต้องการซึ่งสร้างเรื่องราวให้คุณ การแก้ไขและแสดงความคิดเห็นภายในแพลตฟอร์มที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์มีการประทับเวลา เปิดเผยตัวตนของผู้ใช้ และจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์สำหรับผู้ใช้ หลีกเลี่ยงการสนทนาเหล่านั้นในช่องทางแยกต่างหาก เช่น อีเมลหรือแชท
อย่าปล่อยให้การเติบโตในอนาคตทำให้คุณเป็นอัมพาต
เมื่อคุณเพิ่งเริ่มต้น คุณต้องการขยายธุรกิจของคุณ แต่นั่นหมายความว่าสักวันหนึ่ง หวังเป็นอย่างยิ่งว่าองค์กรของคุณจะดูแตกต่างจากที่เป็นอยู่ในปัจจุบันอย่างมาก
“กุญแจสำคัญคือการดูงานจริงที่คุณทำในฐานะธุรกิจ” Baesman กล่าว “ใครคือกลุ่มคนที่ต้องมารวมตัวกันรอบ ๆ นั้น”
สมมติว่าคุณทำงานให้กับบริษัทมาหนึ่งปีแล้ว และคุณมีโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันมากมายโดยไม่มีรูปแบบการตั้งชื่อ คุณรู้สึกท่วมท้นกับโอกาสในการล้างข้อมูลยุ่งเหยิง แต่คุณรู้ว่าไฟล์เหล่านั้นจะต้องใช้ในอนาคต
ใช้วิธีการ “โครงการ” ที่อธิบายไว้ข้างต้น แต่แทนที่จะพยายามจัดระเบียบทุกไฟล์ ให้คิดว่าโครงการใดมีความสำคัญมากที่สุดและเริ่มต้นจากตรงนั้น
“โฟลเดอร์ทีมหนึ่งโฟลเดอร์สามารถเริ่มรวบรวมโครงการที่สำคัญที่สุดทั้งหมด” Baesman กล่าว “อย่ากังวลเกี่ยวกับการย้อนเวลากลับไปอย่างเต็มที่ เลือกสิ่งที่ดีจำนวนหนึ่งที่ยังมีความเกี่ยวข้องในองค์กร และย้ายโฟลเดอร์เหล่านั้นออกจากมุมเล็กๆ ที่แยกจากกันไปยังโฟลเดอร์ทีมส่วนกลางที่ทุกคนสามารถมองเห็น ถึงพวกเขา.”
จากตรงนั้น คุณจะช่วยทีมของคุณสร้างนิสัยในการสร้างโฟลเดอร์ในตำแหน่งศูนย์กลางเมื่อใดก็ตามที่โครงการเปิดตัว
ที่เกี่ยวข้อง: 5 เครื่องมือรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่บริษัทของคุณควรมี
ดำเนินการเชิงรุกเกี่ยวกับความปลอดภัย
“ยังคงเป็นกรณีที่ในโลกสมัยใหม่ทุกวันนี้ ภัยคุกคามที่ใหญ่ที่สุดที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจส่วนใหญ่คือผู้ใช้ของพวกเขาเองและความผิดพลาดของมนุษย์” Baesman กล่าว “สิ่งนี้มักเกี่ยวข้องกับรหัสผ่าน การหลอกลวงแบบฟิชชิ่ง และอีเมล” แน่นอนว่า ด้วยระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์หรือซอฟต์แวร์ชิ้นอื่นๆ ให้
Credit : สล็อต888
